Prevádzkovateľ: Cell Regeneration Management FlexCo, Clessgasse 22, 1210 Viedeň, (čl. 4 bod 7 GDPR). Za spracúvanie údajov pacientov v rámci lekárskeho ošetrenia je z hľadiska ochrany osobných údajov prevádzkovateľom príslušná ošetrujúca lekárka / príslušný ošetrujúci lekár.

1. Rozsah pôsobnosti

Tieto zásady sa vzťahujú na webovú stránku reg-med.at vrátane vstupných domén knie-check.at a haare-check.at, online predbežné posúdenia (koleno, vlasy), kontaktné funkcie, funkcie spätného volania a objednávania termínov, príslušný backend (api.reg-med.at), ako aj na naše profily na sociálnych médiách.

Osobné údaje spracúvame v súlade s GDPR, rakúskym zákonom o ochrane osobných údajov (DSG) a rakúskym zákonom o telekomunikáciách z roku 2021 (TKG 2021).

2. Ako je náš systém vytvorený

Stránky sú poskytované prostredníctvom Shopify. Ak vyplníte predbežné posúdenie, dotazník sa najprv vyhodnotí vo vašom prehliadači; až po odoslaní vašich kontaktných údajov sa odpovede a kontaktné údaje spoločne prenesú do nášho backendu. Tento backend (api.reg-med.at) beží na serveroch spoločnosti Hetzner Online GmbH v Európskej únii; tam – a iba tam – sa ukladajú vaše odpovede z dotazníka a vypočítaný výsledok. Pri predbežných posúdeniach kolena a vlasov sa navyše v našom systéme elektronického obchodu (Shopify) vytvorí zákaznícky záznam, ktorý obsahuje výlučne vaše kontaktné údaje, označenie dopytu a váš výber týkajúci sa newslettera – žiadne údaje o zdravotnom stave. Tím ambulancie vidí váš dopyt v prístupovo chránenom paneli. Ak požiadate o spätné zavolanie, ambulancia navyše dostane e-mail s vašimi kontaktnými údajmi (bez odpovedí z dotazníka).

3. Aké údaje spracúvame

Kontaktné údaje (meno a priezvisko, e-mail, telefón, bydlisko): získavané prostredníctvom našich formulárov; uložené v backende (Hetzner, EÚ), pri predbežných posúdeniach kolena a vlasov navyše ako zákaznícky záznam v systéme elektronického obchodu; automatické vymazanie po 12 mesiacoch.

Údaje o zdravotnom stave z predbežného posúdenia (čl. 9 GDPR – vaše údaje o ťažkostiach, symptómoch, nálezoch, predchádzajúcej liečbe, operáciách a cieľoch): získavané prostredníctvom dotazníkov pre koleno a vlasy; ukladané výlučne v backende (Hetzner, EÚ) – nie v systéme elektronického obchodu a nie v e-mailoch; automatické vymazanie po 12 mesiacoch.

Výsledok predbežného posúdenia (kategória výsledku): vypočíta sa z vašich odpovedí; uložený v backende (Hetzner, EÚ); automatické vymazanie po 12 mesiacoch.

Súhlas s newsletterom (zaškrtávacie políčko, štandardne nezaškrtnuté): uložený v backende a ako označenie aj v zákazníckom zázname; platný až do odvolania.

Interakčné údaje (kliknutia na tlačidlá Termín, Telefonát, Spätné volanie, WhatsApp, E-mail spolu s časom): získavané na stránke s výsledkom a kontaktnej stránke; uložené v backende (Hetzner, EÚ); automatické vymazanie po 12 mesiacoch.

Údaje pre spätné volanie (meno, e-mail, telefón, typ formulára): pri kliknutí na „Požiadať o spätné volanie“; prenesené e-mailom do našich e-mailových schránok (World4You, Rakúsko); vymazané po vybavení.

Marketingové a konverzné údaje (iba s vaším súhlasom, pozri bod 8): údaje o udalostiach odosielané spoločnostiam Meta, Google a Shopify Analytics; uchovávanie podľa lehôt príslušného poskytovateľa.

Serverové logy (IP adresa, čas, technické údaje požiadavky): pri prístupe k backendu; uložené na serveroch Hetzner (EÚ); krátkodobé uchovávanie a vymazanie v rámci rotácie logov.

Nahrávanie lekárskych nálezov prostredníctvom webovej stránky nie je plánované; nálezy si prineste so sebou na termín.

4. Účely a právne základy

Prevádzka a bezpečnosť webovej stránky a backendu – oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR).

Online predbežné posúdenie (vytvorenie a zobrazenie výsledku, uloženie dopytu, príprava termínu) – váš výslovný súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a, čl. 9 ods. 2 písm. a GDPR); udeľujete ho v dotazníku pred odoslaním a môžete ho kedykoľvek odvolať s účinkom do budúcnosti.

Vytvorenie zákazníckeho záznamu v systéme elektronického obchodu na správu vášho dopytu – opatrenia pred uzatvorením zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR); údaje o zdravotnom stave sa nepreberajú.

Kontaktné žiadosti, žiadosti o spätné volanie a organizácia termínov – opatrenia pred uzatvorením zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR), pri údajoch o zdravotnom stave váš súhlas (čl. 9 ods. 2 písm. a GDPR).

Vyhodnocovanie kliknutí na kontaktné tlačidlá na účely analýzy funkčnosti a dosahu – oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR).

Newsletter a informácie o zdraví – váš samostatný súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a GDPR, § 174 TKG 2021), pozri bod 9.

Online marketing a meranie konverzií (Meta, Google Ads, Shopify Analytics) – váš súhlas prostredníctvom cookie bannera (čl. 6 ods. 1 písm. a GDPR, § 165 ods. 3 TKG 2021). Odpovede zo zdravotných dotazníkov sa spoločnostiam Meta ani Google neodosielajú; merajú sa výlučne udalosti (zobrazenie stránky, „predbežné posúdenie dokončené“, kliknutie na kontaktné tlačidlá) spolu s oblasťou (koleno/vlasy).

Lekárske ošetrenie a dokumentácia – čl. 9 ods. 2 písm. h GDPR v spojení s § 51 ÄrzteG; prevádzkovateľom je ošetrujúca lekárka / ošetrujúci lekár.

5. Online predbežné posúdenie (koleno, vlasy)

Predbežné posúdenie je bezplatné. Podmienkou je váš výslovný súhlas so spracúvaním vašich údajov na účely vytvorenia a zobrazenia výsledku a prípravy termínu. Výsledok predstavuje automaticky a na základe pravidiel vytvorenú orientačnú pomôcku bez právnych účinkov – nejde o lekársku diagnózu ani o automatizované rozhodovanie v zmysle čl. 22 GDPR. Po zobrazení výsledku si môžete sami online rezervovať termín (Latido), zavolať nám, napísať nám e-mail, požiadať o spätné zavolanie alebo nám napísať cez WhatsApp. Pri žiadosti o spätné zavolanie spracúvame vaše kontaktné údaje, aby sme vás mohli kontaktovať na účely dohodnutia termínu.

6. Príjemcovia a sprostredkovatelia

Shopify International Ltd. – poskytovanie webovej stránky a správa zákazníkov; spracúva kontaktné údaje z dopytov týkajúcich sa kolena/vlasov, označenie dopytu a výber newslettera, nie odpovede z dotazníkov (lokalita USA/EÚ; zmluva o spracúvaní osobných údajov a štandardné zmluvné doložky EÚ).

Hetzner Online GmbH – prevádzka serverov nášho backendu (api.reg-med.at); tam sú uložené všetky údaje z dopytov a dotazníkov (lokalita Nemecko/EÚ; zmluva o spracúvaní osobných údajov).

World4You Internet Services GmbH – e-mailový hosting a odosielanie e-mailov týkajúcich sa spätného volania s menom, e-mailom, telefónom a typom formulára, bez údajov o zdravotnom stave (lokalita Rakúsko; zmluva o spracúvaní osobných údajov).

Meta Platforms Ireland Ltd. – reklama a meranie konverzií (Meta Pixel a Conversions API), ako aj WhatsApp; spracúva údaje o udalostiach vrátane hashovaných kontaktných údajov (rozšírené párovanie), pri kontakte cez WhatsApp navyše vaše telefónne číslo, profilové meno a obsah správ (lokalita USA/Írsko; súhlas, štandardné zmluvné doložky EÚ).

Google Ireland Ltd. – reklama a meranie konverzií (Google Ads tag, Enhanced Conversions); spracúva udalosti týkajúce sa konverzií a kliknutí, identifikátor kliknutia (gclid) a hashované kontaktné údaje (lokalita USA/Írsko; súhlas, štandardné zmluvné doložky EÚ).

Latido (patient.latido.at) – externý rezervačný portál ambulancie; spracúva výlučne údaje, ktoré tam sami zadáte na účely rezervácie termínu; platia zásady ochrany osobných údajov spoločnosti Latido.

BK Management GmbH – vytváranie a technická prevádzka reklám a online formulárov v našom mene (sprostredkovateľ podľa čl. 28 GDPR).

So všetkými využívanými poskytovateľmi služieb máme uzatvorené zmluvy o spracúvaní osobných údajov; v prípade poskytovateľov s väzbou na USA sa navyše uplatňujú štandardné zmluvné doložky EÚ, resp. rozhodnutie o primeranosti. Vaše údaje sa neposkytujú tretím stranám na ich reklamné účely.

WhatsApp Business. Môžete nás kontaktovať prostredníctvom WhatsApp; kontaktovanie prebieha výlučne z vašej iniciatívy (kliknutie na tlačidlo WhatsApp s pripravenou správou). Pritom sa prostredníctvom WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.) prenášajú vaše telefónne číslo, profilové meno a obsah správ; dodatočne platia zásady ochrany osobných údajov WhatsApp. WhatsApp používame iba na dohodnutie termínu a kontaktovanie, neposielame prostredníctvom neho lekárske nálezy ani diagnózy, neukladáme údaje pacientov do adresára zariadenia ambulancie a históriu chatu vymazávame po dokončení dohodnutia termínu. Prosíme, neposielajte nám prostredníctvom WhatsApp žiadne zdravotné dokumenty.

7. Doba uchovávania a koncepcia vymazávania

Dopyty, odpovede z dotazníkov, výsledky a udalosti kliknutí v backende sa 12 mesiacov po vytvorení definitívne vymažú automatizovaným procesom vymazávania. Ak sa vymaže zákaznícky záznam v systéme elektronického obchodu, prostredníctvom každodennej synchronizácie sa vymaže aj príslušný záznam v backende. E-maily týkajúce sa spätného volania sa po vybavení vymažú.

Súhlasy s newsletterom platia až do odvolania; následne sa uchová záznam o blokovaní.

Fakturačné údaje uchovávame 7 rokov (§ 132 BAO). Súhlas s používaním cookies sa uchováva 12 mesiacov.

Dôležité rozlíšenie: Webová stránka uchováva údaje z dopytov záujemcov, nie zdravotnú dokumentáciu o liečbe. Ak sa stanete pacientom/pacientkou, relevantné údaje sa prenesú do zdravotnej dokumentácie ambulancie a podliehajú tam zákonným lehotám uchovávania zdravotnej dokumentácie; samotný dopyt na webovej stránke sa vymaže po 12 mesiacoch.

8. Cookies, sledovanie, sociálne médiá

Technológie, ktoré nie sú nevyhnutné, sa aktivujú až po vašom súhlase prostredníctvom cookie bannera; svoj výber môžete kedykoľvek zmeniť cez „Nastavenia cookies“ v pätičke.

Používajú sa: Meta Pixel s rozšíreným párovaním a Conversions API (serverový prenos udalostí uvedených v bode 4), Google Ads tag s Enhanced Conversions (pri dokončení formulára sa prenáša hashovaná e-mailová adresa, telefónne číslo a meno; identifikátor kliknutia gclid sa ukladá ako cookie _gcl_aw), ako aj Shopify Analytics. Bez vášho súhlasu sa spoločnostiam Meta ani Google neposielajú žiadne údaje. Prenosy údajov do USA sa uskutočňujú na základe štandardných zmluvných doložiek EÚ, resp. rozhodnutia o primeranosti. V súvislosti s našimi stránkami na Facebooku a Instagrame existuje spoločná zodpovednosť so spoločnosťou Meta za Page Insights (čl. 26 GDPR).

9. Newsletter

Prihlásenie sa uskutočňuje prostredníctvom vopred nezaškrtnutého políčka v našich formulároch a je dobrovoľné; nie je podmienkou predbežného posúdenia ani dohodnutia termínu. Odosielanie začne až po potvrdení prihlásenia prostredníctvom potvrdzovacieho e-mailu (double opt-in). Váš súhlas sa zaznamenáva spolu s časom a verziou textu. Každé zaslanie obsahuje odkaz na odhlásenie; súhlas je možné kedykoľvek odvolať s účinkom do budúcnosti.

10. Vaše práva

Máte právo na prístup k údajom, opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania, prenosnosť údajov, namietanie, ako aj právo kedykoľvek odvolať udelený súhlas – prostredníctvom . Máte právo podať sťažnosť na rakúsky Úrad na ochranu osobných údajov: Barichgasse 40–42, 1030 Viedeň, .

Tieto zásady upravujeme, ak si to vyžadujú zmeny služieb, technológií alebo právneho stavu.